Was ist nach dem Whistleblowergesetz bezüglich der Dokumentation der bei einer Meldestelle eingehenden Meldungen zu beachten?

Die bei einer Meldestelle eingehenden Meldungen unterliegen einer umfassenden Dokumentationspflicht durch die zuständigen Mitarbeiter (§ 11 Abs. 1 HinSchG).

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren (§ 11 Abs. 2 HinSchG).

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Abs. 3 oder § 27 Abs. 3 HinSchG, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen (§ 11 Abs. 3 HinSchG).

Dem Hinweisgeber ist Gelegenheit zu geben, das jeweilige Protokoll, die Niederschrift oder das Gesprächsprotoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch seine Unterschrift zu bestätigen. Die Bestätigung kann auch in elektronischer Form ((§ 3a Abs. 2 Satz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), § 126a Abs. 1 BGB)) erfolgen (§ 11 Abs. 4 HinSchG).

Nach § 11 Abs. 5 HinSchG sollen Meldungen nicht länger aufbewahrt werden, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von der HinSch-RL auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen. Dabei wird durch die einheitliche Aufbewahrungsfrist Rechtssicherheit geschaffen.

Die Aufbewahrung der Dokumentation dient der Beweissicherung für mögliche Gerichtsverfahren und damit auch dem Schutz der hinweisgebenden Person. Eine flexible, einzelfallbezogene Ausgestaltung würde die Verantwortung für den Zeitpunkt der Löschung der jeweiligen Meldestelle auferlegen. Ausnahmen im Sinne kürzerer Aufbewahrung wären dezidiert zu begründen und erhöhen damit den Aufwand für die Meldestellen. Diese kann jedoch im Einzelfall häufig nicht einschätzen, ob eine Dokumentation gelöscht werden kann oder nicht.

Eine dreijährige Aufbewahrungsfrist ist nach Ansicht des Gesetzgebers sinnvoll und angemessen. Sie orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist (§ 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Soweit Gerichtsverfahren laufen, muss eine Beweissicherung im Prozess rechtzeitig erfolgen. Die Frist wahrt auch die Balance, dass Meldungen nicht länger aufbewahrt werden, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Je mehr Zeit zwischen Meldung und einer Benachteiligung vergeht, desto eher wird eine Repressalie nicht auf die Meldung zurückzuführen sein.