Pflicht zur Unterstützung des Datenschutzbeauftragten

Nach Art. 38 Abs. 1 und 2 DSGVO, § 6 Abs. 1 und 2 BDSG müssen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben gemäß Artikel 39 unterstützen, indem sie die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.

Dabei kommen insbesondere folgende Ressourcen in Betracht:

• Hilfspersonal,
• Räume,
• die erforderliche Zeit,
• das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 der Datenschutz-Grundverordnung,
• Einrichtungen,
• Geräte und
• Mittel (z. B. Telefon).

Bei dem Hilfspersonal kann es sich beispielsweise um einen oder mehrere (feste) Mitarbeiter oder eine Schreibkraft handeln. Allerdings stehen diesen Mitarbeitern nicht die gleichen Rechte (z. B. Schutz vor Kündigung oder Abberufung) wie dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu.

Der Datenschutzbeauftragte muss entsprechend seiner Verschwiegen­heitspflicht die Möglichkeit haben, in geeignetem Büroraum vertrau­liche Gespräche zu führen. Für die Wahrnehmung seiner Aufgabe, Mitarbeiter zu schulen, müssen entsprechende Räume zur Verfügung stehen. Dieser Raum ist mit der üblichen Büroausstattung zu versehen. Dazu zählen auch entsprechende IT-Geräte.

Für die Beschaffung der notwendigen Mittel (z. B. Fachbücher, Zeitschriften, Kurse) sollte möglichst ein jährliches Budget vereinbart werden.

Auch die Entbindung des Datenschutzbeauftragten von zeitraubenden sonstigen Aufgaben gehört zu Unterstützungspflicht der Unternehmens- bzw. Behördenleitung. Dem Datenschutzbeauftragten muss ausreichend Zeit für die Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Aufgaben eingeräumt werden.

Die Unterstützungspflicht bedingt auch, dass dem Datenschutzbeauftragten – soweit erforderlich – das Betretungsrecht zu allen betrieblichen Einrichtungen und ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in datenschutzrelevante Unterlagen eingeräumt wird.

Außerdem ist dem Datenschutzbeauftragten der Besuch von Fortbildungsveranstaltungen zu ermöglichen.

Aus Art. 38 Abs. 2 i. V. m. Art. 39 DSGVO bzw. § 6 Abs. 2 i. V. m. § 7 BDSG ergibt sich, dass die Behörden bzw. Betriebe dem Datenschutzbeauf­tragten zur Erhaltung seiner fachlichen Qualifikation die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu ermöglichen und deren Kosten zu übernehmen haben.

Für den Fall, dass der Datenschutzbeauftragte vertiefte rechtliche oder technische Beratung benötigt, sollten ihm – soweit vorhanden – geeig­nete Ansprechpersonen der betreffenden fachlichen Organisationsein­heiten benannt werden, auf die er bei Bedarf zurückgreifen kann.

Zur Unterstützungspflicht der verantwortlichen Stelle gehört auch, dem Datenschutzbeauftragten durch eine rechtzeitige und frühzeitige Einbindung und Beteiligung bei allen Planungen und Verfahren, die personenbezogene Daten betreffen, die Wahrnehmung seiner Aufgabe zu erleichtern oder gar erst zu ermöglichen.

Das Gesetz fordert speziell in Art. 38 Abs. 1 DSGVO, § 6 Abs. 1 BDSG die ordnungsgemäße und frühzeitige Unterrichtung des Datenschutz­beauftragten über alle mit dem Schutz von personenbezogenen Daten zusammenhängenden Fragen.

Von entscheidender Bedeutung hinsichtlich der Unterstützungspflicht der verantwortlichen Stelle gegenüber dem Datenschutzbeauftragten ist eine angemessene Entlastung von möglicherweise übertragenen anderen Aufgaben. Alle Rechte und Befugnisse können dem Daten­schutzbeauftragten nur von Nutzen sein, wenn er ausreichend Zeit für die Wahrnehmung seiner Aufgabe hat. Bei größeren Behörden oder Unternehmen mit zahlreichen Beschäftigten und PC-Arbeitsplätzen oder auch besonders umfangreicher oder sensibler personenbezogener Datenverarbeitung, die sich auch aus der Verarbeitung von Bürger- oder Kundendaten ergeben kann, kann die Benennung eines haupt­beruflichen Datenschutzbeauftragten geboten sein. Auch wenn ein gesetzlicher Freistellungsanspruch für den Datenschutzbeauftragten nicht gegeben ist, ergibt sich die Verpflichtung zu einer angemessenen Entlastung aus der Unterstützungspflicht für die Aufgabenwahrneh­mung. Hinzu kommt die Verpflichtung aus dem Benachteiligungs­verbot und nicht zuletzt auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Für öffentliche Stellen des Bundes empfiehlt die Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit regelmäßig die vollständige Freistellung des Datenschutzbeauftragten ab einer Zahl von 500 Beschäftigten, da dies bereits die mit dem Beschäftigtendaten­schutz zusammenhängenden Aufgaben gebieten. In speziellen Fällen – z. B. bei besonders komplexen oder besonders risikobehafteten Datenverarbeitungen – kann schon bei einer geringeren Beschäftigten­zahl eine vollständige Freistellung von anderen Aufgaben geboten sein.